宇瞻科技如何輕易整合資訊,增進使用效率提昇人員產值

 

作者:李成吉

 

企業背景

宇瞻科技(8271)成立於1997年,初期公司以DRAM模組的專業供應商為定位,將經營聚焦在「記憶儲存」。憑著對半導體垂直整合的完整記憶體模組技術能力與專業行銷業務,成功在全球打出Apacer自有品牌,並於1999年成為全球第四大記憶體模組廠商。看好Flash產品市場,及消費性電子產品將成為電子業市場主流的趨勢,Apacer宇瞻於1999年,延續「記憶儲存」的經營聚焦,新增了Flash與USB等行動儲存產品,持續累積數位儲存研發實力,朝新的數位儲存領域發展,並定位為「數位儲存供應者」。2002年,Apacer宇瞻正式成立多媒體軟體(Firmware)研發團隊,將公司再定位為「數位儲存應用之創新者」,推出多項深獲專業媒體與消費大眾好評的數位儲存創新產品,在全球獲得許多獎項。

 

專訪對象
宇瞻科技王靄芬經理(資訊管理部)

 

使用工具的動機(問題與需求)

Apacer於十年前購入Cognos的Powerplay和Impromptu二個模組來開發日常及管理性報表,之後在2003年購入Hyperion, 2005年導入,在使用半年後仍無法滿足需求。最主要的考量點在對於IT部門而言,使用工具軟體為了就是增加效率,降低員工日常繁瑣以及臨時性的負擔,才能在面對不斷接踵而來的專案需求,將部門的人力配置放在重要的地方。而另一方面,也因為公司業績不斷成長,在產品日漸多樣化,海外據點陸續開展,對於管理及分析性的報表的需要,不管在質與量上都有相當成長,而即時性的查詢需求更是不在話下。為此,便即著手重新評估市場相關產品,於2006年初決定購入Smart Query,並在派員上課後進行部份開發。

上半年主要是將舊報表轉至Smart Query上,下半年則開始進行財務方面的管理報表。由於Smart Query上手的難度不高,僅需會SQL命令來處理資料,而報表部份則是由Smart Query整合Excel環境來製作報表,這二個技術對於IT人員來說都是最熟悉不過的技能,因此很快地便將舊報表轉換到Smart Query。另外Smart Query可以很方便去設定同時連接各地的資料做成合併報表,查詢及報表的結果都能加以匯出成Excel、PDF、網頁等五種格式,對使用者來說更是方便不少。而設計完成的查詢報表也很容易地佈署到Web環境上,加上完整的權限機制,因此在很短時間內就可以獲得不錯的成效。

目前正進行中的內容包括幾個方面:

一、 業務管理方面:將過去的報表重新整理及整合、以更多面向的動態觀點         提供使用單位加以利用。

二、 工廠生產管制:包括產能及人工效率的分析,損耗不良分析等。

三、 財務管理方面:費用、應收、帳齡、存貨、資金調度、投資等等多期間比較及趨勢統計分析應用,今年完成財務面全部報表。

四、 資訊管理相關報表。

另外以往對於使用單位提出的需求與IT的開發進度,彼此間存在著資訊落差,因此利用Smart Query Portal的特性,將IT部門開發中、尚未開發與已完成的報表名稱提供出來,讓使用單位可以充份了解進度現況,這項服務將於近日啟用。

經過一年的使用,Smart Query其實不只是開發Web查詢、報表的工具軟體,更是整合企業資訊提供角色的EIS應用系統。

 

使用的效益

由於在總公司推行的成效良好,開發完成的查詢達二百支,報表數目更是倍數成長。因此,今年亦將擴大進行把台灣地區(總公司,龍潭工廠及亞太地區)與海外子公司(歐洲,美國,日本,大陸)納入,由原本總公司的IT人員依需求設計,推至各據點的IT人員或PowerUser來做開發,相信更能符合時效及區域的特性。而今年聯銓更推出符合高階主管在營運決策方面的產品「Smart eVision」,豐富的圖像呈現及高互動性,有效整合現有的Smart Query及OLAP,對於Apacer在EIS(BI)這個資訊層次,由下而上完整涵蓋將加分不少。

另外,針對Smart Query而言還有以下的優點:

一、價格合理,不致排擠其它預算使用。

二、每個月均提供標準教育訓練課程以及電子教材。

三、經驗豐富的專業客服團隊。

四、產品持續研發更新,設計觀點符合在地使用習慣。

五、可以隨時提供使用者做動態條件或交叉查詢。

六、圖表製作不需另外在Excel或其它軟體上重複開發。

七、前端使用者不需安裝特定軟體,利用IE瀏覽器即可使用,維護容易。

八、不限層數的Drill-down效果,隨點隨查,使用方便,更減少開會前紙張列印及洩密的可能。

 

導入的效益

自從發現Smart Query到現在內部系統成功上線所花費的時間並不長,Smart Query對於公司系統的貢獻大多是在專案裡的資料轉Excel、新報表建置、舊報表重製、複雜統計性查詢與報表,剛才曾有提到在過去執行一張一般明細報表,資料大約一仟筆左右而執行時間需花上5-10分鐘甚至會不堪負荷而當機,但是使用Smart Query最多只需花上一分鐘即可完成而在重製查詢、報表部分,Smart Query有提供舊SQL延用因此對於舊系統作業的重製既簡單又快速,節省了不少資訊人員coding時間。目前對於同業間的競爭,不僅企業本身有壓力,其中資訊部門面對公司內部多項系統急迫上線的需求,在人力資源支援又有限的情況下資訊人員的壓力更大,若是依當初所提議由資訊中心自行開發工具的話,相信許多現行系統應該仍處在等待上線狀態中。另外Smart Query本身支援資料庫的User Define Function (使用者自訂函數)、Stored-Procedure符合資訊人員撰寫SQL的需求,而且還提供了連國外工具都很少見到的動態SQL替代功能,中磊內部系統就有不少複雜查詢、報表是靠此功能的彈性而解決了不少麻煩;Smart Query不僅如此,還提供多項Function例如常用的GetNextMonth(),或許單單看Function不稀奇但是當動態SQL替代功能再配合上Function部分,那個整體結合的靈活運用才真的讓人感到驚奇,而Smart Query工具操作簡單、學習容易,當公司徵召新進人員時,基本上只要熟悉SQL、Excel那麼在使用上必定沒有問題,而且開發廠商-聯銓平均每個月都至少會舉辦一場教育訓練,不僅可提昇公司新進人員對Smart Query工具的了解,也可協助新人及早加入開發行列。

 

客戶感言
 
宇瞻科技王靄芬經理(資訊管理部)表示:
Smart Query的優點及特性,十分適合且符合Apacer現階段及未來的需求。整體的效益上來說,Smart Query 有效節省開發時間,降低開發成本,增加了使用者的滿意度,讓資訊部門能更專注於讓企業具有核心競爭力的事務上,對於資訊部門及企業內外部的使用者都能獲得相當的助益。而聯銓長年以來的研發能力、技術支援以及全員的服務熱忱,更是值得企業長期配合的重要夥伴。
2007/3/9