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如何有效運用Drill-Down及圖形顏色管理,創造企業資訊無限價值

如何有效運用Drill-Down及圖形顏色管理,創造企業資訊無限價值

前言

最近在拜訪客戶和資訊部門主管聊天時,才深刻體會到企業經營者對於營運資訊的有效呈現(如:顏色管理及燈號顯示),以及動態聯結應用(Drill-Down)的殷切期盼,雖然他們大都已有MIS系統,但資訊系統所產生的大量資料如何有效的整理、分析、應用,進而提供決策者做為判斷依據 ,決策者面對每天的營運問題,如:新的促銷專案是否有效?最賺錢的產品及服務?對利潤貢獻最多的客戶及業務部門?公司的預算是否達成?原因為何?如何應用有限的資源創造最大的效益?決策者若沒有足夠的情報,就好像在霧中駕車,只能憑著經驗及直覺冒險前進,資訊科技能否提供一個整合性的營運情報系統,讓經營者有如在資訊儀表版的引導之下,運籌帷幄,穩健的往前邁進。

1.為什麼傳統報表無法滿足高階管理者的需求?
2.階層式動態查詢報表範例
3.完整方便的設計環境
4.聯結彈性但仍需嚴守權限準則
5.資訊的價值來自創意的運用

1.為什麼傳統報表無法滿足高階管理者的需求?

雖然很多企業已經將重要的報表集中納入資訊系統,但是在詭譎多變的現實環境中, 資訊需求的變更是唯一不變的,臨時性的報表永遠是資訊部門無法擺脫的夢魘,資訊人員由瞭解需求、撰寫程式到測試完成,早已過了決策的黃金時間。另外資訊部門所產生的報表大都是平鋪直述的方式展現,有心的管理者往往要花費很多時間,才能找出問題的核心,理出數字之間的關聯,想出對策,而很多的高階管理者最後往往失去看報表的耐性。

2.階層式動態查詢報表範例

客戶銷售趨勢圖

■圖一、客戶銷售趨勢圖

高階管理者的需求是重點式管理,在80/20法則中需要他們注意的是20%核心問題,先從高空中鳥瞰,再俯衝命中問題的細節要害, 最好的方法是將查詢後的web報表以階層關聯的方式組織,透過分類、彙總、排名及比較等資料整理後,再輔以顏色、燈號及指標方式表現,讓他們一眼就可以看出問題所在,然後由web報表的互動式的連結 (Drill-Down) 到問題的細節, 例如:業務協理由客戶銷售趨勢圖(圖一)直接看出最近三個月的銷售變化,其中 [趨勢] 欄位是由某個客戶近三個月間的業績繪成的粗略曲線圖,總共有九種圖形符號,由圖形的曲線及顏色(紅色:表示上升,藍色:持平,綠色:下降)可以知道一季間的業績變化,另外每個月的銷售業績也以用顏色來區分(紅色:超過8,000,黑色:1,000~7,999,綠色:低於1,000)。

當主管看到某個客戶業績曲線下滑時,可以直接在客戶名稱按右鍵選擇查看此客戶今年12個月的銷售狀況,如:(圖二)客戶年度銷售統計圖,綜合比較一下整年度的業績狀況,為何1997/12的業績做不到1,000?

客戶年度銷售統計圖

■圖二、客戶年度銷售統計圖

或是在各月的業績數字上按右鍵點選,進一步查閱該月的銷售明細報表,如:(圖三)每月銷售明細,此表是以訂單為群組列印各產品的銷售明細,並且依訂單小計金額,以便查核比對,如查看1997/09的業績為何特別好?

每月銷售明細

■圖三、每月銷售明細

另外也可以調閱業績是由那些業務員所完成的,如:(圖四)業務員銷售統計,1997/09的業績為4,879.2,是由Anne及Steven兩個業務員達成,其中Anne更佔有90%以上的貢獻度,應該獎勵一下,在業務員的名字或照片上按右鍵Hyper-Link即可發信給 Anne,可以寫封信鼓勵一下她的優異表現。

業務員銷售統計

■圖四、業務員銷售統計

圖五、馬上連結發email

■圖五、馬上連結發email

3.完整方便的設計環境

以上範例是用Smart Query 設計完成,設計過程中不必用到其他程式開發工具,沒有高深的技術,只要您會SQL指令及Excel,便可以設計資料查詢及報表預覽列印,並且進一步將每一個查詢及報表組合起來,建立一套生動活潑的資料展現環境,讓管理者在您的用心安排下,見林又見樹,能夠靈活的發現問題及追蹤問題。

Smart Query 在顏色管理的設計上非常簡單,好像Excel的格式化條件,您可以定義那一個欄位在各種條件下的顯示顏色,不管是web查詢或是web報表都會依照此規格顯現,如(圖六)若金額大於8000則以紅色顯示。

格式化條件

■圖六、格式化條件

在動態連結的設計應用,Smart Query 提供四種連結方式:查詢、報表、網頁及寄信,充份利用Web 的Hyper-Link特性,除了可以連結公司內部或外部的網頁,以及呼叫傳送e-Mail,最重要的是如何建立一個脈絡通暢的查詢環境,怎樣從某個報表的資料,Zoom-In或Drill-Down到相關的查詢報表,並且要將條件參數正確的帶入,讓管理者可循著關鍵資訊找出各種相關的數據,例如您可以由上例的客戶銷售趨勢圖(圖一)連結到每月銷售明細查詢,系統會將客戶編號及年月等條件直接帶入,您不必輸入任何參數即可得到明細報表,看完該客戶的當月業績後,您也可以輸入不同的條件調閱其他客戶或業務的業績明細,讓您的Drill-Down聯結不會受到侷限,可以縱橫查看比較各種相關的資訊。

連結後輸入條件調閱相關資訊

■圖七、連結後輸入條件調閱相關資訊

4.可聯結彈性但仍需嚴守權限準則

在一個設計簡單且功能完整的查詢開發架構下,資訊的展現及聯結已經是輕易可以達成,但是因為容易取得,安全及保密的要求格外顯得重要,Smart Query提供完整的權限管制功能,包含設計權限及使用權限,尤其在使用權限的管理,從使用者可否登入、某項web查詢或web報表可否執行,以及登入的使用者可以查詢那些業務員的業績資料..等 ,都嚴格管控,讓企業的情報系統在安全無虞的環境下運作。

5.資訊的價值來自創意的運用

從近兩年來的客戶服務中,常常看到客戶令人讚嘆的應用創意,如IOT的導入、企業報表中心、兩岸三地異常回報系統、業務戰報系統..等,其中包含企業經營者、使用部門主管及IT專業人員,他們在專業領域上都已耕耘數十年,有滿腹的應用點子,但遍尋不著適合的開發平台來實現,我們所努力的只是提供一個可以快速開發、容易管理的平台,來達成他們想法,讓他們的創意能早日實現,透過方便迅捷的修正功能,不斷的演化改進,創造企業資訊無限價值。


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此篇分類於:#SmarteVision #SmartQuery #Drill-Down 查詢 #Drill-Down 報表 #圖形顏色管理 #web 報表


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