2022年有30.5%企業CIO將「ESG永續發展」列為年度工作目標，金融業和高科技更是超過了4成，許多企業紛紛利用數位或資訊手段來因應ESG的需求，而淨零目標帶來了更多IT的責任和挑戰，例如51.4%企業要推動內部作業的無紙化，或是近半數企業則想提升機房節能省電效率，更有27.8%企業認為提高上雲比重也是一種因應ESG的IT做法，由此可知，企業對於數位轉型的需求會比以往更迫切。上述參考iThome文章：【2023 CIO大調查：ESG轉型篇】企業加強在不同營運管理層面納入IT，支持ESG發展目標、【iThome 2022 CIO大調查(上)】IT成為ESG浪潮關鍵角色，金融和高科技最積極

現今，許多傳統企業內部在進行報表簽核時，通常是將電子報表列印出來，再經由相關人員傳閱與覆核，其中往往會遇到人工傳遞效率低、報表流向追蹤不易、溝通及維護成本高等繁瑣問題，例如，因業務主管時常出差無法及時簽核，導致延宕了報表結案時間；稽催人員時常需要追著老闆、主管口頭催簽；或是因應新冠肺炎，員工輪流居家辦公，造成簽核流程又慢又久。

另一方面，有一些企業是有運用線上報表，但沒有批閱流程的制度，這會造成IT人員辛苦做的報表，相關部門看過了嗎？何時看的？IT人員無法主動得知消息，且沒辦法留下任何註記說明，日後會沒有報表批閱的稽核依據，以上這些都是企業使用手工簽核或是尚未使用簽核流程經常會面臨到的問題。

線上簽核提供了企業不一樣的簽核流程視野，以往一份報表紙張往返就是一兩天的時間，換成網路傳輸後，幾秒鐘就能送達，一整年下來，不僅成功省下以往耗費大量紙張、列印支出與歸檔作業時間，也同時有效降幅部門間的溝通成本。

然而，線上報表簽核可以做的事不僅僅是把人工送報表改成線上傳送而已，還可以做到許多紙本做不到的事情。例如，可以看到整個報表的流程走向及延宕是發生在哪一階段，若想要回閱已批示的電子報表也很方便，因系都會留下完整紀錄，方便日後稽核與封存。另外，簽核成功擺脫辦公室的束縛，即使主管外出開會，空檔也可以用電腦、手機或平板批閱報表，因此，較不會發生報表堆積、稽催的問題，達成實際的行動辦公室。

聯銓技術團隊擁有將近二十年的報表工具開發經歷，許多在使用Smart Query報表的企業，期盼在我們平台上追蹤有哪些人員已瀏覽過報表，且報表審批制度需依據各企業內部需求彈性流程化，例如，每頁損益表需經課長及經理審核過後，才可以給總經理看，甚至是想在線上報表實際看到批閱簽章效果。今年，Smart Query再進化！報表結合排程模組及企業流程，自動啟動報表簽核流程，相關人員可透過待辦事項瀏覽及簽核報表，並且整個流程都會留下紀錄，如此一來，IT人員不必再擔心做好的報表哪位同仁沒看過了。以下圖的範例來說，一份資產負債報表由會計師核准、會計主任及秘書主任覆核，最後來到總經理手中，我們可以在報表下方看到已完成的電子簽章，且系統會自動抓取部門、人員姓名、簽章時間，不會有以往紙本簽核的人工誤差。

每位人員在企業流程中，可以很清楚地看到個人的待辦事項、經辦事項、通知中心、與已結案項目的開始及結案時間，如果日後想回閱已批准的報表，也可以輕鬆點選達成。另外，也可以針對單一報表瀏覽簽核流程、查看報表目前在哪一階段，如下圖，可以很清楚地看到經辦人已核准，但覆核人員尚未簽核，導致主管還沒收到需要簽核的Email通知。

首先，除了基本的串簽之外，我們還有線上平行多人會簽，搭配動態的會簽類型，像是任一人核准即可、達到最低核准人數、達到核准比例等，大幅增加報表簽核效率 ，例如，將月損益報表同時發給十位主管簽核，只要達成80%比例，也就是其中八位主管已完成簽核，這個流程就算是結案了。

第二，使用者自主加簽可有效加強流程彈性度，像是發送流程者只把報表傳給A批閱，但在簽核途中，A希望手動增加B、C人員簽核，這時就可以使用前加簽與後加簽 功能，這兩者要如何區分呢？前加簽是在自己審核前，優先徵詢其他成員簽核，希望等他們簽完之後，依據他們的意見，自己再做最後的決策。而後加簽是希望自己審核完，再由高階的主管簽核、做最後的決定，例如，業務主管認為這份業績報表應該再轉呈給經理或協理其中一人核准，但是又不想麻煩發送者重新跑一次流程，這時就可以在後加簽選擇平行會簽並指定經理和協理，設定至少其中一人要簽核。

第三，提供動態判斷簽核層級，讓報表的簽核流程更加細膩 ，例如，訂單金額小於一百萬時，流程系統只通知業務主任但不須簽核，當金額大於一百萬元時，自動派發給業務主任簽核，而當金額大於五百萬元時，除了業務主任，還需交由總經理簽章，才算結案。另外，也有提供通知功能，適合有些報表只需通知相關人員而不需簽核的時機，例如，當A經理核准這份財務報表後，會一併通知B副理來看這份報表，但B副理不需簽核。

雖然要打造一個流程聽起來很複雜，但在我們平台上設計非常好上手，只要你有流程概念，運用像擺放積木一樣的方式，而基本設定也只需要下拉點選即可完成。設計時，可以一目瞭然整個流程的走向，未來要維護也很方便快速。

Smart Query結合排程模組及企業流程，成功達成報表簽核零紙化平台，讓你的企業資訊價值發揮到最大化，不需再經歷人工傳遞、報表流向不易等困擾，現在只需要在平台上點選簽核即可完成，還能留下完整紀錄，方便日後稽核備查，大幅降低溝通及維護成本，即使外出開會也能擺脫辦公室的枷鎖，達到實質的行動辦公室。

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